De formule
Hoe je een voltijdsequivalent berekent
Het voltijdsequivalent (VTE) herleidt een team met wisselende uurroosters naar een vergelijkbaar getal: het totaal aantal gewerkte uren gedeeld door de voltijdse norm. Elf personen die samen 322,5 uur per week werken bij een voltijdse norm van 37,5 uur, vertegenwoordigen dus 8,6 VTE.
Deel dat cijfer verder door het aantal personen voor het gemiddelde VTE per medewerker, en trek het af van het aantal koppen om te zien hoeveel personeelsleden er boven de effectieve capaciteit zitten.
Waarom het voltijdsequivalent belangrijk is
Budgetten, subsidieformules en productiviteitsmaatstaven gebruiken bijna altijd VTE in plaats van koppen, omdat het rekening houdt met deeltijds werk. Een team van elf mensen kan qua effectieve capaciteit evengoed 8,6 VTE zijn, en dat is het getal waarmee gepland en vergeleken wordt.
De voltijdse norm waartegen afgezet wordt, verschilt per organisatie en sector: 36, 37,5 en 38 uur komen in België allemaal voor. Subsidieaanvragen en overheidsrapportering geven meestal aan welke norm gebruikt moet worden.
Rekenvoorbeeld
Bij een team dat samen 322,5 uur per week werkt en een voltijdse norm van 37,5 uur, komt het voltijdsequivalent uit op 8,6 VTE (322,5 ÷ 37,5). Verdeel dat over 11 personen en het gemiddelde VTE per persoon is 0,78. Het verschil tussen het aantal koppen en het VTE is 2,4.
De uitkomst interpreteren
Het verschil tussen het aantal koppen en het VTE meet hoe deeltijds een team eigenlijk is. Een groot verschil heeft reële gevolgen: meer mensen betekent meer aansturing en meer overleg voor dezelfde effectieve capaciteit.
Gebruik het VTE niet voor zaken die met het aantal koppen meeschalen in plaats van met de gewerkte uren. Bureaus, opleidingsdagen, onboarding en de planning van verlof volgen het aantal personen, niet het VTE.
Iemand die 60 procent van een voltijdse functie werkt, drie dagen per week waar voltijds vijf dagen is, of 22,5 uur waar voltijds 37,5 uur is.
Meestal niet. Het VTE wordt doorgaans berekend op de contractuele uren, omdat het een maatstaf is voor de personeelsbezetting en niet voor de werkelijke output. Sommige subsidierapportering vraagt wel om effectief gewerkte uren, dus controleer welke definitie gevraagd wordt.